Partir de la tâche, pas du classeur
Une procédure sert d’abord à aider une personne à réaliser une tâche correctement. Si elle est longue, difficile à retrouver ou rédigée avec des mots peu familiers, elle risque de rester dans un classeur.
Commencez par une situation fréquente : recevoir une livraison, vérifier un lot, ouvrir une caisse ou signaler un écart. Décrivez les étapes dans l’ordre où elles se présentent.
Une action par étape
Utilisez des phrases courtes et des verbes concrets. Faites relire la procédure par une personne qui réalise la tâche. Demandez-lui de montrer comment elle l’appliquerait : les passages flous apparaissent alors rapidement.
- Un titre qui décrit clairement la tâche.
- Des étapes numérotées, avec un responsable identifié.
- Les vérifications à effectuer avant de valider.
- La personne à prévenir si une situation sort du cadre prévu.
Garder une trace utile
Pour les opérations qui nécessitent un relevé ou une validation, choisissez un support facile à renseigner. La date, l’heure, la personne et l’action réalisée doivent pouvoir être retrouvées.
Pour la conservation des médicaments, les consignes du fabricant et les procédures validées par le pharmacien restent la référence. Une valeur inhabituelle doit suivre la procédure de signalement de l’officine.
Faire évoluer le document avec l’équipe
Placez la procédure près du poste concerné. Lorsqu’une étape change, mettez le document à jour et expliquez la modification. Gardez une version clairement identifiée pour éviter que plusieurs consignes circulent en même temps.